Beperken van privégebruik van bedrijfsauto's

Tuesday, November 19, 2024

HTJZ #BLOG/ZZP/Beperken van privégebruik van bedrijfsauto's

De opkomst van groene arbeidsvoorwaarden: wat je moet weten

Beperken van privégebruik van bedrijfsauto's

Wat zijn groene arbeidsvoorwaarden?

Belang van groene arbeidsvoorwaarden

Veel ondernemers verstrekken bedrijfsauto’s aan medewerkers voor zakelijk gebruik. In sommige gevallen mogen medewerkers ook privé gebruikmaken van deze auto's, met bijtelling als gevolg. Het stimuleren van uitsluitend zakelijk gebruik kan voor werkgevers zowel financiële als administratieve voordelen bieden.

Dit roept echter de vraag op: hoe kun je medewerkers belonen die afzien van privégebruik van een bedrijfsauto? En hoe kun je privégebruik beperken zonder de betrokkenheid van medewerkers te verminderen? In dit artikel bespreken we de mogelijke beloningsvormen en juridische aandachtspunten voor ondernemers.

Waarom het beperken van privégebruik van bedrijfsauto’s?

Wanneer een bedrijfsauto ook privé wordt gebruikt, heeft dit enkele nadelige consequenties, zowel voor de werkgever als de werknemer:

- Bijtelling: Voor de medewerker wordt bijtelling gerekend wanneer er meer dan 500 privé kilometers per jaar met de bedrijfsauto worden gereden. Dit betekent dat het privégebruik van de auto als loon in natura wordt belast, wat de netto-beloning van de medewerker vermindert.

- Hogere kosten: Voor de werkgever brengt privégebruik hogere kosten met zich mee, zoals extra onderhoud, verzekering en brandstofverbruik.

- CO2-reductie en duurzaamheid: Het stimuleren van alleen zakelijk gebruik kan bijdragen aan duurzaamheidsdoelstellingen van de onderneming, door minder autokilometers en een lagere uitstoot te realiseren.

Mogelijke beloningsvormen voor uitsluitend zakelijk gebruik

Als je als werkgever het zakelijk gebruik van bedrijfsauto’s wilt stimuleren en privégebruik wilt ontmoedigen, zijn er verschillende beloningsstructuren die je kunt overwegen:

1. Bonus of extra salaris
Een eenvoudige manier om medewerkers te belonen die een verklaring ondertekenen voor uitsluitend zakelijk gebruik van de bedrijfsauto, is door middel van een bonus of extra salaris. Dit kan op verschillende manieren vormgegeven worden:

- Vaste maandelijkse of jaarlijkse bonus: Medewerkers ontvangen een vaste beloning zolang zij de verklaring voor zakelijk gebruik naleven.

- Incorporatie in salaris: Je kunt de beloning als een vast onderdeel van het salaris maken. Dit heeft als voordeel dat het structureel is en mogelijk aantrekkelijker kan zijn voor medewerkers.

2. Mobiliteitsbudget of vergoeding voor alternatief vervoer
Als medewerkers afzien van privégebruik, kun je hen een mobiliteitsbudget aanbieden. Dit budget kan flexibel worden ingezet voor ander vervoer, zoals:

- Openbaar vervoer;
- Een fietsvergoeding;
- Elektrische scooters of fietsen.

Dit biedt medewerkers meer vrijheid in hun mobiliteitskeuzes en stimuleert duurzaamheid.

3. Extra vrije dagen of vakantiedagen
Een andere interessante prikkel is het aanbieden van extra vakantiedagen of vrije tijd. Medewerkers die geen privé kilometers rijden, kunnen bijvoorbeeld één extra vakantiedag per kwartaal ontvangen. Dit biedt medewerkers een waardevolle vorm van compensatie zonder dat het direct om geld gaat.

4. Aandelen of opties
Indien jouw onderneming beursgenoteerd is of werkt met aandelenopties, kun je overwegen om medewerkers te belonen met een aandelen- of optieregeling. Dit is een aantrekkelijke manier om medewerkers mee te laten profiteren van de groei van het bedrijf en kan tegelijk worden ingezet als beloning voor het afzien van privégebruik van de bedrijfsauto.

Maximeren van privé kilometers

Een andere maatregel die werkgevers kunnen treffen om privégebruik te ontmoedigen, is het maximeren van het aantal privé kilometers. Je kunt bijvoorbeeld een regeling instellen waarbij medewerkers die meer dan een bepaald aantal kilometers privé rijden, een hogere eigen bijdrage betalen. Dit kan privégebruik verder beperken, maar is een indirecte prikkel en kan minder positief overkomen dan een beloningssysteem.

Juridische aandachtspunten

Het belonen van medewerkers voor uitsluitend zakelijk gebruik van een bedrijfsauto kent enkele juridische aspecten waar je rekening mee moet houden:

1. Fiscaal correcte uitvoering: Bij het geven van extra salaris, bonussen of vergoedingen moet de fiscale behandeling correct worden uitgevoerd. Dit kan betekenen dat sommige beloningen (zoals mobiliteitsbudgetten) onbelast kunnen zijn, terwijl andere als loon worden belast.

2. Vastlegging in arbeidsovereenkomst of bedrijfsreglement: Zorg ervoor dat afspraken omtrent beloningen en gebruik van de bedrijfsauto goed zijn vastgelegd in de arbeidsovereenkomst of het bedrijfsreglement. Dit voorkomt juridische onduidelijkheden of discussies op een later moment.

3. Privacywetgeving en controle van kilometers: Indien je het aantal privé kilometers wilt maximeren, is het van belang dat dit op een juridisch correcte manier wordt gecontroleerd, in lijn met de AVG-wetgeving. GPS-tracking en kilometerregistratie moeten voldoen aan de privacywetgeving en alleen met instemming van de medewerker plaatsvinden.

Conclusie

Het stimuleren van uitsluitend zakelijk gebruik van bedrijfsauto’s kan voor werkgevers voordelig zijn op het gebied van kostenbesparing en duurzaamheid. Door medewerkers te belonen via bonussen, extra vrije dagen of andere voordelen, kun je hen op een positieve manier motiveren om af te zien van privégebruik. Zorg echter dat je dit correct implementeert in de arbeidsovereenkomst en voldoet aan fiscale en juridische eisen. Zo creëer je een win-winsituatie voor zowel jouw onderneming als jouw medewerkers.

Heb je vragen over het belonen van medewerkers voor het zakelijk gebruik van bedrijfsauto’s of over de fiscale en juridische gevolgen hiervan? Stuur je vraag naar de helpdesk.

Duurzame versus groene arbeidsvoorwaarden

Advies nodig?

Mijn naam is Edgar Stam

Oprichter, advocaat en CEO bij Het Team Juridische Zaken

Vroeger wachtte ik tot een ondernemer bij mij kwam. Dat waren hij en ik bijna eigenlijk altijd te laat om gedoe te voorkomen.

Als ik dan vroeg waarom hij niet even eerder had gebeld dan hoorde ik altijd hetzelfde antwoord: ja dan gaat de meter meteen lopen en jij bent zo duur. En als ik dan doorvroeg, dan bleek dat hij eigenlijk dacht dat je een advocaat alleen maar inschakelt als je een conflict hebt.

Onzin!

Een probleem oplossen kost veel meer dan een probleem voorkomen.

Dus als je een advocaat je laat helpen om gedoe te voorkomen kost hij veel minder en levert hij veel meer op.

Daarom helpen wij ondernemers met ons stappenplan om hun bedrijf juridisch bulletproof te maken zodat zij meer geld, tijd en energie overhouden en een sterker bedrijf.